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Outlook Daten richtig sichern

Outlook Daten richtig sichern


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Vor einigen Tagen hatte ich wieder einmal das Vergnügen, mehrere Exchange-Konten um zuziehen. Die Konten wurden bei 1&1 gemietet und laufen nach meiner Erfahrung dort sehr stabil und reibungslos. Na ja, damit am Montag früh wieder alle mit Ihren neuen Konten arbeiten konnten, sollten die Mitarbeiter am Freitag zuvor Ihre bestehenden Outlook Daten sichern. Eigentlich keine große Sache, wenn man schon Jahre lang mit Outlook arbeitet. Dachte ich.

Wie dem auch sei. Ich habe also beim Anlegen der neuen Exchange Konten ein neues Outlook Profil erstellt. Wenn die Verbindung dann zum neuen Konto funktioniert, braucht man nur seine Sicherung wieder in das neue Profil einspielen und alle Mails, Kontakte, Kalender-Einträge und Aufgaben sind wieder da. Einzig die Freigaben muss man neu einrichten.

Datensicherung ist wichtig

Man sollte sich eingehend mit dem Thema Datensicherung beschäftigen. Es stellt sich nicht die Frage ob der PC einmal kaputt geht, sondern nur wann das passiert. Darum mein Tipp: Sichere deine Daten regelmäßig auf eine externe Festplatte. Dann bist siehst du dem Ernstfall gelassen entgegen.

Ich wunderte mich schon, das die Sicherungen nur 100MB groß waren. Es kam wie es kommen musste, es waren nur noch die Mails im Posteingang da, alles Andere war weg. Aus diesem Grund habe ich mich dazu entschlossen ein kleines Tutorial zu schreien, wie man seine Outlook Daten richtig sichert.

So sicherst du dein Outlook richtig!

Die Datensicherung ist ganz einfach. Ich zeige dir hier in dieser Schritt für Schritt Anleitung anhand meines Outlook 2013 wie du dein komplettest Outlook Konto richtig sicherst. Bei den Versionen 2010 und 2007 funktioniert das entsprechend ähnlich.

  1. Als erstes musst du das Datei-Menü oder der Datei-Reiter aufrufen

    Outlook Registerkarte Datei

    Outlook Registerkarte Datei

  2. Dann wählst du den Punkt „Öffnen und exportieren“ aus. Bei Outlook 2010 steht dort nur „Öffnen“.

    outlook_kontoinformationen

    Öffnen und exportieren

  3. Nun klickst du den Punkt „Importieren/Exportieren“ an. Bei Outlook 2012 heißt der Punkt nur „Importieren“. Nicht irritieren lassen.

    outlook_import_export

    Importieren/Exportieren auswählen

  4. Im folgenden Export-Assistenten musst du dann den Eintrag „In Datei exportieren“ auswählen.

    Export-Assistent - Schritt 1

    Export-Assistent – Schritt 1

  5. Als Datei-Typ für die Export-Datei nimmst du die Auswahl „Outlook Datendatei (*.pst)“, denn du willst ja das gesamte Konto sichern.

    Export-Assistent: Schritt 2

    Export-Assistent: Schritt 2

  6. Jetzt kommt der alles entscheidende Schritt. Hier ist Standardmäßig der Posteingang vorausgewählt. Wir müssen hier aber den aller ersten Eintrag der Baumstruktur markieren. Und anschließend den Haken bei „Unterordner einbeziehen“ setzen. Wenn wir das nicht machen, werden unsere Kontakte, Termin und alles Andere NICHT mit gesichert.


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    Export-Assistent: Schritt 3

    Export-Assistent: Schritt 3

  7. Im letzten Schritt muss noch der Speicherort der Sicherungsdatei, sowie die Behandlung von Duplikaten ausgewählt werden.

    Export-Assistent: schritt 4

    Export-Assistent: schritt 4

  8. Nach dem Klick auf Fertigstellen, beginnt Outlook mit der Sicherung. Der Backup-Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen, je nach dem, wie groß das Postfach ist.

Die Sicherungsdatei lässt sich danach problemlos wieder in ein neues oder anderes Profil einspielen. Übrigens funktioniert das Ganze hervorragend beim Umstieg von Standard Benutzung mit POP3 oder IMAP Konten auf Exchange oder anders herum.

Anleitung gilt auch für POP3 und IMAP

Diese Anleitung ist nicht nur auf ein Exchange Konto im Outlook ausgerichtet. Auch alle anderen Konto-Arten und E-Mail Konto-Typen wie IMAP oder POP3 lassen sich so komplett sichern.

Outlook Daten nachträglich sichern

Nun aber zu meinem Problem, da die Daten ja nicht richtig gesichert wurden. Oder vielmehr die Hälfte vergessen wurde. Wie komme ich an die vergessenen Daten, wenn der alte Mail oder Exchange Server nicht mehr existiert? Die Lösung hierfür ist simpel, wenn das alte Outlook-Porfil im „Exchange-Cache-Modus“ betrieben wurde oder das alte Konto ein normales E-Mail Profil ist, kann ich Outlook in den Offline-Modus versetzen.

Outlook Exchange-Cache-Modus in den Einstellungen

Outlook Exchange-Cache-Modus in den Einstellungen

Hierfür muss ich einfach den Anmeldevorgang abbrechen und dann auf der Registerkarte „Senden/Empfangen“ die Schaltfläche „Offline gehen“ anschalten. Danach kann ich wie oben beschrieben die Sicherung normal ausführen. Wohl gemerkt, diese Schaltfläche ist bei einem Exchange-Konto nur da, wenn Outlook das alte Konto im Cache-Modus verwaltet hat.

Registerkarte Senden/Empfangen

Registerkarte Senden/Empfangen

Schaltfläche Offline gehen

Schaltfläche Offline gehen

Rücksicherung der Outlook Daten

Die Rücksicherung der Outlookdaten ist genau so einfach. Das ermöglicht dir natürlich auch dein Outlook auf einem anderen Computer zu übertragen oder dein Office neu zu installieren. Übrigens funktioniert das auch, Daten aus einen Outlook 2010 auf ein Outlook 2013 zu übertragen.

Bevor du die Daten wieder einspielen kannst musst du natürlich das Mailkonto im Outlook anlegen. Im Anschluss kannst du über den Menüreiter „Datei“ -> „Importieren“ -> „Aus anderen Progarmmen oder Dateien importieren“ -> „Outlook-Datendatei (.pst)“ deine Daten wieder einspielen.

Fazit

Es ist eigentlich doch recht einfach seine Outlook-Daten zu sichern. Mit dieser kleinen Schritt-für-Schritt Anleitung habe ich dir gezeigt, wie einfach du doch deine Daten selber sichern kannst und in Zukunft nicht mehr abhanden kommt. Einem technischen Defekt siehst du damit dann gelassen entgegen.

So ich hoffe, das ich mit dem Beitrag einigen Nutzern von Outlook etwas weiterhelfen konnte. Wenn so ein Problem auftritt wird oft das Bein dick. Da ist man dann froh, wenn es doch eine Lösung gibt.

 



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3 Kommentare

  1. Gute Anleitung, vor allem bei Verwendung von Exchange. Es sollte aber darauf hingewiesen werden, dass hiermit NICHT ALLE Daten von Outlook gespeichert werden sonder „nur“ was sich in den Datendateien befindet. Das sind (wie der Name ja schon sagt…) die meisten Daten, aber nicht alle und auch keine Einstellungen wie Konten, etc. Hierfür muss man sich dann noch in den Benutzerordnern im System und der Registry umschauen. Ist lästig, dafür hat man bei einem Crash aber alle Daten die man zum schnellen Weiterarbeiten braucht. Passende Anleitungen gibt es z.B. hier oder ein passendes Tool z.B. hier.

  2. Fehler bei diesem Vorgang. Die Nachrichtenschnittstellen haben einen unbekannten Fehler zurückgeliefert. Falls das Problem weiter besteht, starten Sie outlook neu.

    Diese Meldung erscheint jedes Mai, wenn ich in vorbeschriebener Weise sichern möchte.

    • Ich tippe mal drauf, das Outlook hier ein Problem hat. Man kann auch die PST Dateien aus dem Datenpfad von Outlook sichern.

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