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Einen eigenen Kopfbogen mit MS Word erstellen, so wird’s gemacht.

Einen eigenen Kopfbogen mit MS Word erstellen, so wird’s gemacht.


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Heute zeige ich, wie man sich mit Microsoft Word seinen eigenen, ganz persönlichen Kopfbogen erstellen kann. Gerade für Behördenbriefe ist ein solcher Briefkopf oft sehr hilfreich und macht einen professionellen Eindruck. Für diesen Beitrag verwende ich Word 2013. Das Erstellen des Kopfbogens mit dieser Anleitung sollte aber auch mit Word 2010 oder 2007 problemlos möglich sein. Am besten fangen wir gleich an.

Kopfbogen Gesamtansucht

Kopfbogen Gesamtansucht

Neue Seite einrichten

Als Erstes öffnen wir Word mit einem neuen, leeren Dokument. Nach dem öffnen des neuen Dokuments legen wir erst einmal alle grundsätzlichen Seiten-Parameter wie die Schriftart, das Dokumentenformat und die Seitenränder fest.

  • Auf Registerkarte „Entwurf“ wählen wir die Grundschriftart aus
Grundschriftart festlegen

Grundschriftart festlegen

  • Registerkarte „Seitenlayout“ auswählen
  • Butten „Seitenränder“ anklicken
  • „Benutzerdefinierte Seitenränder“ auswählen

Hier müssen wir die  individuellen Maße der Seitenränder eintragen. Dafür benötigen wir auf der linken Seite etwas mehr Platz als Heftrand. Also tragen wir folgende Werte in die Felder ein.

  • Oben: 0cm
  • Links: 2,0cm
  • Rechts: 1,0cm
  • Unten: 1,5cm
Seitenränder einstellen

Seitenränder einstellen

Als Format wählen wir, soweit noch nicht eingestellt, das Hochformat aus. Damit haben wir die Grundeinstellungen abgeschlossen.  Jetzt geht es an den Kopf unseres Dokuments. Dafür klicken wir auf den Tab „Layout“.

Kopf und Fuszeile einrichten

Als erstes Versetzen wir unser Dokument in den Modus zum editieren der Kopf und Fußzeilen. In diesem Modus legen wir alle Elemente fest, die auf allen Seiten fest angezeigt werden sollen. Das betrifft zum Beispiel unseren Namen, die Adresse, die Telefonnummer ect. Dazu gehen wir auf den Tab „Einfügen“

  • Tab „Einfügen“ anklicken
  • Den Button „Kopfzeile“ anklicken
  • Und jetzt den Ersten Eintrag „Leer“ auswählen
Kopfzeile einfügen

Kopfzeile einfügen

Wir können beim Layout in Microsoft Word festlegen, das die erste Seite vom Aussehen abweichen soll. Das macht auch Sinn, da auf der ersten Seite das Adressfeld und auch die Angaben zur Person wichtig sind. Auf den Folgeseiten werden diese nicht benötigt. Hier benötigen wir nur noch Seitenzahlen und sowas. Allerdings ist das natürlich jedem selbst überlassen. Diese Anleitung versteht sich nur als Anregung oder Vorschlag.

Erste Seite anders anhaken

Erste Seite anders anhaken

  • wählen wir zusätzlich noch „Erste Seite anders“ aus
  • Und nun müssen wir im Linken Lineal, die Größe der Kopfzeile einstellen
Höhe der Kopfzeile einstellen

Höhe der Kopfzeile einstellen

Im nächsten Schritt werden wir uns eine Layouttabelle für die Positionierung der Personendaten anlegen. Diese Tabelle wird dann anschließend ohne Rahmen dargestellt. Sie dient ja nur als Positionierung oder Layouttabelle. Zur besseren Bearbeitung von Tabellen ohne Rahmen blenden wir aber die Gitternetzlinien ein. Die Gitternetzlinien sind später im Ausdruck nicht sichtbar.

  • Im Tab „Einfügen“ auf den Button „Tabelle“ klicken und 1 Zeile mit 2 Spalten auswählen
  • Jetzt können wir gleich die Rahmen entfernen und die Gitternetzlinien anzeigen
  • Mit der Maus verschieben wir jetzt die Mitteltrennung etwas nach rechts
  • Und ebenfalls mit der Maus stellen wir die Höhe der Tabelle ein.
Layouttabelle einfügen

Layouttabelle einfügen

Tabellenrahmen entfernen

Tabellenrahmen entfernen

Gitternetzlinien einblenden

Gitternetzlinien einblenden

Nachdem wir unsere erste Layouttabelle eingesetzt haben, können wir bereits die ersten Daten eingeben. Der linke Bereich kann für ein Logo, eine Grafik oder dem Namen genutzt werden. Im rechten Bereich der Tabelle hinterlegen wir unsere wichtigen persönlichen Daten. Zur optischen Trennung werden wir der rechten Spalte eine senkrechte Linie zur optischen Trennung zuweisen.

Personen Daten eingeben

Personen Daten eingeben

Jetzt müssen wir noch das Absenderfeld und das Adressfeld anlegen. Diese beiden Felder werden nachher im Fensterbriefumschlag zu sehen sein. Dazu nehmen wir in beiden Fällen ein Textfeld, welches wir über Eingabefelder in den Eigenschaften exakt positionieren. Als erstes bauen wir jetzt das Absender-Feld ein und tragen dort auch gleich unsere Adresse ein.

  • In Tab „Einfügen“ auf den Button „Textfeld“ klicken
  • Jetzt wählen wir „Einfaches Textfeld“
  • Hier können wir gleich unsere Absenderadresse eintragen.
  • Den Text markieren und auf Schriftgröße 8px einstellen
  • Rechtsklick auf das Textfeld -> „Weitere Layoutoptionen“ -> Tab „Positionen wird das Textfeld positioniert.
  • Im Bereich Horizontal wählen wir „Absolute Position“ -> 2,41cm rechts von „Seite“
  • Im Bereich Vertikal wählen wir „Absulute Position“ -> 5,21cm unterhalb „Seite“
  • Auserdem wählen wir noch den Haken „Verankern“
  • Im Tab „Größe“ stellen wir Breite mit 7,7cm und die Höhe mit 0,5cm ein.
  • Die Schriftgröße passen wir in diesem Feld auf 8px an
Absenderfeld positionieren

Absenderfeld positionieren

Absenderfeld Größe einstellen

Absenderfeld Größe einstellen



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Das gleiche machen wir auch mit dem Adressfeld. Dieses Feld fügen wir jetzt nach dem gleichen Schema, wie eben beschrieben ein. Nur das wir jetzt folgende Maße verwenden:

  • Im Bereich Horizontal wählen wir „Absolute Position“ -> 2,41cm rechts von „Seite“
  • Im Bereich Vertikal wählen wir „Absulute Position“ -> 5,84cm unterhalb „Seite“
  • Auserdem  den Haken „Verankern“ reinsetzen
  • Im Tab „Größe“ stellen wir Breite mit 7,7cm und die Höhe mit 3,0cm ein.

So bis hierhin sieht unser Dokument schon sehr gut aus. Wir benötigen noch eine zweite Layout-Tabelle einfügen, wo das Datum sowie wichtige Zeichen oder Nummern eingetragen werden können. Das funktioniert im wesentlichen wie bei der ersten Layout-Tabelle, nur das hier 4 Spalten und 2 Zeilen benötigt werden. Die Positionieren dieser Tabelle wird auch ein wenig anders gelöst, damit die Tabelle frei positioniert werden kann.

2. Layouttabelle positionieren

2. Layouttabelle positionieren

Positionswerte eingeben

Positionswerte eingeben

Nachdem wir die Tabelle ordnungsgemäß eingebaut haben müssen wir nur noch die Rahmen entfernen, die Überschriften einfügen und die Gitternetzlinien wieder einblenden. Nachdem das alles erledigt ist können wir jetzt das Datum einsetzen. Auch hierfür hält Word eine automatische Funktion bzw. Platzhalter-Variable bereit. Diese bewirkt, das bei erneutem Aufrufen des Dokuments immer das aktuelle Datum angezeigt wird.

Datums-Funktion einfügen

Datums-Funktion einfügen

Damit dürften so ziemlich alle Informationen im Kopfbereich fertig sein. Also schreiten wir zur Fußzeile.

Fußzeile eintragen

Jetzt machen wir gleich mit der Fußzeile weiter. Der Fußbereich wird später auf allen Seiten gleich aussehen. Betrachten wir dazu doch einmal die Fußzeile auf einem Kopfbogen eines namhaften Telekommunikationsanbieters. Was wir hier finden sind ähnliche Angaben wie in einem Impressum. Sitz des Unternehmens, Geschäftsführung, Bankverbindungen, Steuernummern und der gleichen.

Für unseren Kopfbogen werden wir hier nur unsere privaten Angaben hinterlegen. Man kann hier auch seine Bankdaten mit angeben. Wer jetzt denkt, das ist doch gefährlich, seine Bankdaten raus zugeben, der irrt. Alle Firmen machen das in Deutschland jeden Tag. Mit der Kontoverbindung alleine kann keiner etwas anfangen.

So zurück zur Fußzeile. Hier möchte ich zusätzlich noch die Seitenzahl mit eingetragen werden (Seite 1 von 2). Auch dazu hat Word eine Funktion, die an dieser Stelle als Platzhalter eingebunden werden kann.

Um hier die 3 Spalten für den Text hinzubekommen habe ich dieses mal keine Tabelle verwendet. Hier benutze ich ganz normale Tabulatoren. Aufpassen, das Ihr hier das Zeilenende auf jeden Fall mit Enter abschließt.

Die Texte in der Fußzeile

Die Texte in der Fußzeile

Die Variable für die Seitenzahlen findet Ihr im Tab „Entwurf“. Die ist ein wenig versteckt. Ganz vorne gib es den Button „Seitenzahl“. Dazu müssen wir den Cursor an die gewünschte Stelle in der Fußzeile positionieren und dann den eben besprochenen Button „Seitenzahl“ anklicken. In dem folgenden Menü wählen wir erneut „Seitenzahlen“.

Und jetzt kommt’s, hier müsst Ihr aufpassen. In dem jetzt folgenden Menü muss weiter runter gescrollt werden. Dort befindet sich dann der Eintrag „Seite x von y“ und den benötigen wir in der 3. Spalte.

Platzhalter für die Seitenzahl

Platzhalter für die Seitenzahl

Markierungen einsetzen

Natürlich soll unser professioneller Kopfbogen auch professionelle Markierungen bekommen. Die da währen die Mittelmarkierung zum lochen des Dokuments sowie die Falzmarkierungen für den Fensterbriefumschlag.

Auch diese Markierungen werden wieder im Köpfzeilen-Modus angelegt, damit die Linien nachher im fertigen Kopfbogen nicht mehr verschiebbar sind und auch nicht aus versehen ausgewählt werden können. Dafür erstellen wir uns über das „Einfügen“ Menü 2 horizontale kurze Linien. Die werden wir gleich richtig über die Eigenschaften einstellen und positionieren. Das prinzipielle Vorgehen ist bei beiden Linien gleich, ihr müsst nur darauf achten, das Ihr noch im Kopfzeilen Modus seid.

Kurze Falzlinien zeichnen

Kurze Falzlinien zeichnen

Über einen Rechtsklick auf die einzelne Linie erreichen wir das Einstell-Menü. Hier legen wir die exakten numerischen Werte für die beiden Linien fest.

Eigenschaften der Linie ansehen

Eigenschaften der Linie ansehen

Im folgenden Fenster müssen wir dann die numerischen Werte für die Position und Größe eintragen. Die Werte sind cm Angaben und im ersten Tab tragen wir folgende Werte ein:

  • Im Bereich Horizontal wählen wir „Absolute Position“ -> 0,6cm rechts von „Seite“
  • Im Bereich Vertikal wählen wir „Absolute Position“ -> 10,5cm unterhalb „Seite“
  • Außerdem den Haken „Verankern“ reinsetzen
  • Im Tab „Größe“ stellen wir eine absolute Breite mit 0,5cm und die Höhe mit 0cm ein.
Position der Falzlinie

Position der Falzlinie

Länge der Falzlinie

Länge der Falzlinie

Die gleichen Schritte wiederholen wir jetzt auch für die zweite von uns gezeichnet Linie. Diese soll dann als Mittellinie für den Locher dienen.  Hier müssen nachfolgende Werte eingetragen werden.

  • Im Bereich Horizontal wählen wir „Absolute Position“ -> 0,6cm rechts von „Seite“
  • Im Bereich Vertikal wählen wir „Absolute Position“ -> 14,8cm unterhalb „Seite“
  • Außerdem  den Haken „Verankern“ reinsetzen
  • Im Tab „Größe“ stellen wir eine absolute Breite mit 0,8cm und die Höhe mit 0cm ein.

Damit haben wir die Restarbeiten abgeschlossen und können den Entwurfsmodus für die Kopf & Fußzeilen wieder schließen.

Entwurf Kopfzeilen schließen

Entwurf Kopfzeilen schließen

Im letzten Schritt müssen wir unseren Kopfbogen als Vorlagendokument speichern und haben Ihn fortan als Vorlage im Word sofort zur Verfügung.

Fazit

Man kann mit ein paar kleinen Handgriffen in Microsoft Word seinen eigenen privaten Kopfbogen erstellen. Einmal erstellt und als Vorlage gespeichert, kann er ruck zuck wieder verwendet werden. Diese Anleitung soll nur als Vorlage dienen. Ihr könnt natürlich den Kopfbogen euren Bedürfnissen anpassen.

Diese in diesem Tutorial erstellte Datei gibt es hier als Download im Word Format: Privater Kopfbogen.
Ihr könnt die Datei nach euren Wünschen anpassen. Ich übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit der Datei.

Schreibt doch einfach mal einen Kommentar über eure Erfahrungen oder weitere Anregungen. Ich würde mich darüber freuen.



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