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Outlook E-Mail Signatur

Outlook E-Mail Signatur


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Laut einem Beschluss des Gesetzgebers ist eine Signatur Angabe bei geschäftlichen E-Mail-Versand pflicht. Anderenfalls kann hier mal wieder die Abmahnfalle lauern. Was ist eine Signatur und wie richte ich nun aber eine solche Signatur in meiner Software (Outlook) ein? In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du deine eigne ganz persönliche E-Mail-Signatur in deinem Outlook einrichtest

Um es gleich vor weg zu nehmen, die Signatur ist auch bei privaten Mail-Verkehr sehr hilfreich. So kann der Empfänger einer E-Mail gleich sehen, von welcher Person die E-Mail verschickt wurde. Näheres zu Thema geschäftliche Signatur findest du hier bei Wikipedia.

Was ist eine E-Mail Signatur

Eine E-Mail Signatur ist die genaue Kennzeichnung des Absenders ähnlich dem Impressum einer Webseite oder eines Buches. Hierfür werden an das Ende des E-Mail-Textes ganz einfach die Personen Daten des Absenders in leserlicher Form angehängt. Damit hat dann der Empfänger alle relevanten Daten des Absenders auf einen Blick.

Was gehört alles in eine Signatur

Wie genau eine E-Mail Signatur auszusehen hat, dafür hat sich mittlerweile ein Standard etabliert. Die Signatur sollte nicht mehr als 5 Zeilen und nicht mehr als 80 Zeichen haben. In der Praxis werden es aber meistens jedoch deutlich mehr. Vom Gesetzgeber her müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Bezeichnung der Firma (Firmenname)
  • Ort der Handelsniederlassung (Anschrift)
  • Registergericht (bei Gesellschaften, wenn zutreffend)
  • Handelsregisternummer (bei Gesellschaften, wenn zutreffend)
  • Geschäftsführer
  • Vorstandsmitglieder (bei Gesellschaften, wenn zutreffend)
  • Aufsichtsratsvorsitzender (bei Gesellschaften, wenn zutreffend)

Eine typische Signatur könnte dann wie folgt aussehen:

Wie kann ich in Outlook meine Signatur einrichten

Die Einstellungen zu den Signaturen sind im Outlook unter dem Tab „Datei“ und dann dem Menüpunkt „Optionen“ zu erreichen. In dem folgenden Fenster „Outlook-Optionen“ findest du dann im Menü „E-Mail“  die Einstellungen zu den Signaturen.



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Outlook Optionen

Outlook Optionen

Im Fenster „Signaturen und Briefpapier“ kannst du anschließend mehrere Signaturen anlegen. Eigentlich benötigt man nur eine einzige Signatur. Es kann aber sein, das man mehrere verschiedene E-Mails mit Outlook verwaltet oder das man für verschiedenen E-Mail Anlässe eine andere Signatur verwenden möchte.

Nach dem Anlegen einer neuen Signatur, muss ein Name für dafür vergeben werden. Daraufhin kannst du dann im unteren Feld (im Bild rot umrandet) deinen Signatur-Text eingeben. Der Inhalt kann bequem über einen Editor formatiert werden, ähnlich wie du es bei Textverarbeitungen gewohnt bist. Allerdings solltest du darauf achten, das dein Empfänger die Signatur auch noch lesen können, wenn er keine HTML-Mails empfangen kann.

Neue Signatur anlegen

Neue Signatur anlegen

Als besonderes Feature besteht die Möglichkeit, auch eine digitale Visitenkarte von dir einzufügen. Dazu musst du dich selber vorher als Kontakt mit allen Daten angelegt haben. Wenn der Empfänger ebenfalls Outlook verwendet, kann er deine Daten sofort als Kontakt speichern.

Outlook Visitenkarte einfügen

Outlook Visitenkarte einfügen

Wann und ob Outlook automatisch zu einer neuen E-Mail eine Signatur hinzufügen soll, steuerst du über die Felder im Bereich „Signatur auswählen“. Hier kannst du für jede E-Mail-Adresse, die du mit Outlook verwendest, separat die Zuweisung der Signatur einstellen. Jetzt wird bestimmt auch klar, warum es möglich ist mehrere Signaturen anzulegen.

Signatur in Outlook E-Mail einfügen

Wenn du jetzt deine Signaturen angelegt hast, willst du diese sicherlich auch verwenden. Dazu musst du nur wie gewohnt über den Button „Neue E-Mail“ eine neue Nachricht verfassen. Über den Button „Signatur“ in dem Tab „Nachricht“ kannst du deine Signatur einfach per Klick manuell einfügen.

Outlook Signatur einfuegen

Outlook Signatur einfuegen

Möchtest du, wie weiter oben beschrieben deine Signaturen automatisch einfügen lassen, so ist der Signatur Text bereits in der neuen Nachricht vorhanden. Über den Button „Signatur“ kannst du dann aber deine Signatur später problemlos wechseln oder wieder ausblenden.

Fazit

Es ist recht einfach Signaturen in Outlook zu hinterlegen. Signaturen sind nicht nur für geschäftliche E-Mails erforderlich, auch im privaten Bereich sind diese sehr hilfreich. Ich hoffe damit dem einen oder anderen das Anlegen seiner Signaturen ein wenig erleichtert zu haben.



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2 Kommentare

  1. Hallo,in meiner Signatur ist die obige e-mail eingeführt.
    Dieser Link ist mit einer anderen Adresse hinterlegt. Wie kann ich das ändern?

    • Den text mit der Verlinkung anklicken und dann über dem Fenster und dann ganz rechts das Symbol mit der Erdkugel und dem Kettenglied anklicken. Da kannst du die Verlinkung ändern.

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