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CSV in Excel richtig importieren, so geht’s

CSV in Excel richtig importieren, so geht’s

Kennst du das? Du willst eine CSV Datei mit Microsoft Excel öffnen und alle Inhalte stehen in der ersten Spalte. Ich zeige dir wie du ganz einfach alle Daten korrekt anzeigen lässt.


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Wieder einmal habe ich einige CSV-Dateien bekommen, die tabellarische Daten enthalten soll. Eigentlich kann man in Excel normale CSV Dateien auch korrekt öffnen. Aber was machst du, wenn Excel die Dateien nicht richtig öffnet. Wenn Excel den Inhalt der CSV Datei komplett in die erste Spalte quetscht.

Dieses Verhalten konnte ich mir nicht wirklich erklären. Dabei ist es völlig egal, ob du Microsoft Excel 2013, Excel 2010 oder Excel 2007 verwendest. Die Versionen verhalten sich dabei immer identisch.

Standardmäßig wird Excel grundsätzlich nur Dateien mit der Endung .csv auch als Daten-Dateien verarbeiten. Ist die Endung sogar .txt wird Excel von vornherein keine Daten vermuten. Als Beispiel für CSV Dateien mit der Endung TXT nenne ich hier mal Flatfile Daten von Amazon.

Amazon verwendet für das Hochladen von Produkt-Daten in der Verkäuferoberfläche Textdateien und Excel Dateien. Diese heissen Flatfile

Hier ist sogar noch eine Besonderheit im Datenformat. Die Spalten sind hier nicht mit einem Semikolon sondern mit einem Tabstop getrennt. Ebenso treten die Probleme hin und wieder auf, wenn statt eines Semikolons ein Komma verwendet wird.

So zeigt dir Excel die CSV Dateien richtig an

An dieser Stelle zeige ich dir, wie du ganz einfach nach dem öffnen der CSV Datei die Daten von Excel richtig anzeigen lassen kannst. Die Datenstruktur ist mit ein paar Klicks ganz schnell wiederhergestellt.

1. CSV Datei öffnen
Als erstes öffnest du deine CSV oder TXT Datei wie gewohnt über den Öffnen Dialog von Excel. Eventuell musst du im Dialogfenster den richtigen Dateityp auswählen. Voraussetzung ist hier natürlich, das die Datei auch wirklich Daten enthält, die eigentlich eine Tabellenstruktur haben sollen.

Nicht erkannte CSV Datenstruktur

Nicht erkannte CSV Datenstruktur

2. Die erste Spalte markieren
Wenn die Daten nicht richtig angezeigt werden, sind bei dir alle Inhalte bestimmt in die erste Spalte gequetscht. Darum musst du jetzt die gesamte erste Spalte markieren. Das machst du, in dem du auf die Spaltenüberschrift der 1. Spalte klickst.

Erste Spalte markieren

Erste Spalte markieren

3. Daten der ersten Spalte neu aufteilen lassen
Im nächsten Schritt, gehst du auf die Registerkarte „Daten“. Dort klickst du dann im Bereich „Datentools“ die Schaltfläche „Text in Spalten“ an. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster.



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Text in Spalten auswählen

Text in Spalten auswählen

4. Datendialog durchgehen
In dem eben geöffneten Dialogfenster kannst du jetzt die Datenstruktur auswählen. Da deine CSV in einzelne Spalten aufgebaut ist und mit einem Trennzeichen getrennt ist, musst du im Schritt 1 natürlich auch „Getrennt“ auswählen. Dann gehst du mit „Weiter“ zu Schritt 2.

Datentyp "Getrennt" auswählen

Datentyp „Getrennt“ auswählen

Je nach dem, wie deine CSV Datei aufgebaut ist, musst du hier im Schritt 2 das verwendete Trennzeichen (Separator) auswählen. Im meiner Beispieldatei wurde das Komma als Separator verwendet. Also wähle ich auch das Komma aus.

Trennzeichen auswählen

Trennzeichen auswählen

Wenn du das richtige Trennzeichen ausgewählt hast, wird dir in der Tabelle innerhalb des Dialogfensters eine Vorschau angezeigt. Wenn du damit fertig bist, klickst du auf „Weiter“.

CSV Datenformat

Die Bezeichnung CSV ist eine Abkürzung für „Comma separated values“. Was soviel heisst wie Komma getrennte Datendatei. Wobei das Komma als Trennzeichen nicht zwingend vorgeschrieben ist. In den meisten Fällen wird ein Semikolon ; verwendet.

Auf der zweiten Seite kannst du jeder Spalte einen eigenen Datentyp zuweisen. Das macht vor allem für Spalten Sinn, die lange Zahlenreihen enthalten. Die würde Excel dann eventuell als Exponential Zahlen darstellen. Möchtest du das nicht stell die Spalte einfach auf den Datentyp „Text“.

Datenformat pro Spalte einstellen

Datenformat pro Spalte einstellen

Wie gesagt, das kannst du für jede Spalte einzel machen.  Du musst die entsprechenden Spalten im Vorschaufenster markieren, bevor du den Datentyp auswählst. Wenn das erledigt ist kannst du auf „Fertigstellen“ klicken.

Jetzt sollte dir deine Tabelle genauso angezeigt werden, wie sie eigentlich sein soll.

Die richtig angezeigte CSV Daten

Die richtig angezeigte CSV Daten

Fazit

Es ist nicht schwer, eine CSV Datei in Excel richtig anzuzeigen, wenn du weisst, wie du Sie richtig formatierst. Für Semikolon getrennte Dateien mit der Dateiendung CSV macht das Excel schon automatisch. Wenn du aber eine Datei hast die vom Standard abweicht ist das die schnellste Lösung.



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